HR Tech, New Work Culture, Pento Stories

Hvorfor og hvordan vi holder (næsten) alle vores møder under 30 minutter

Møder er ofte dyre og spild af tid. Der bliver spildt rigtig mange produktive timer på grund af møder, hvis man ikke tænker sig om.

Jason Fried har beskrevet det, som mange virksomheder glemmer, når de propper deres medarbejders kalender med møder:

"If you’re going to schedule a meeting that lasts one hour and invite 10 people to attend then it’s a ten-hour meeting, not a one-hour meeting. You are trading 10 hours of productivity for one hour of meeting time."

- Jason Fried

Men det behøver ikke være sådan. Møder kan sørge for at alle er på samme side, og at alle bliver gjort opmærksomme på den nuværende status i virksomheden. Især når man arbejder remote, er det vigtigt, at vi alle hele tiden er på samme side, så vi løber den samme vej.

Vi støder ikke lige ind i kollegaen ved kaffemaskinen, og har ikke mulighed for lige at prikke sidemanden på skulderen med et spørgsmål. Derfor sætter det lidt større krav til den måde vi strukturerer og planlægger vores møder på.

Vi har gennem vores tid som remote team prøvet forskellige former for møderutiner og strukturer. Vi har prøvet at lade det være 100% op til alle på teamet hvornår de vil holde møder, uden, at vi havde ét eneste fast, tilbagevendende møde. Det fungerede ikke særlig godt. I og med at mødet ikke lå fast, blev det tit udskudt, og havde ikke den samme vægt som et fast, ugentligt møde.

Vi besluttede os for at sætte nogle ugentlige møder fast, og så give fri leg udover det. Den strategi har fungeret bedst for os indtil videre, og er også det vi gør i dag.

I nedenstående vil jeg komme ind på de forskellige møder vi har hver en uge, samt beskrive fordele og ulemper ved at gøre som vi gør. Denne måde virker rigtig godt for os, men det er ikke sikkert det er den bedste taktik for jeres arbejdskultur. Det bedste, man kan gøre, er, som så meget andet, at prøve sig frem.

Ugentligt teammøde

Som beskrevet før, så startede vi med ikke at have faste møder overhovedet. Det blev hurtigt for ustruktureret, så vi besluttede os for at have et 30 minutters teammøde hver mandag fra 13.30 til 14.00.

Dette møde er "headlines only", hvilket vil sige at vi ikke går i detaljer, og forsøger at holde snakken på strategi, status på salg og status på produkt. Vi taler om de mål vi satte ugen før; nåede vi dem, eller var der noget der stod i vejen? Hvad kan vi gøre for at undgå de fejl vi lavede?

Derefter gennemgår vi målsætningen for den nye uge, så alle på teamet er med på hvilken retning vi løber i. Der er selvfølgelig plads til spørgsmål, men de detaljerede af slagsen forsøger vi at tage på andre tidspunkter.

Strukturen for dette møde ser således ud:

  • 5 min: General information and updates: Hvad er der sket siden sidste uge, som er relevant for alle at vide?

  • 5 min: Status on last week’s sales/marketing goals: Hvilke mål satte vi os i sidste uge, og hvordan gik det? Hvad fungerede godt, hvad fungerede knap så godt?

  • 5 min: Overall goal for sales/marketing this week: Hvad er målsætningen for den kommende uge, og hvordan har vi tænkt os at nå den? Hvad lærte vi i sidste uge, som vi vil gøre bedre i denne?

  • 5 min: Status on last week’s product goals: Hvilke features, ændringer og tilføjelser satte vi os for at nå i sidste uge? Hvor meget nåede vi? Hvad gik galt og hvad gik godt?

  • 5 min: Overall goal for product this week: Hvad er målet for denne uge? Er der noget fra sidste uge, vi bør færdiggøre før vi begynder på noget nyt?

  • 5 min: Buffer: Er der noget, vi bør tale om, som alle skal vide? Det kunne være forslag til ændringer i strategien, kundeudtalelser osv.

Som du nok kan se, så er der ikke særlig meget tid til at diskutere de forskellige emner her. Det er meningen. Vi har alle siddet i situationer, hvor et møde har taget en forkert drejning, og pludselig er der gået 30 minutter (eller, 2,5 time hvis der er 5 mennesker med til mødet), som vi kunne have brugt på noget andet. Er der behov for at diskutere noget mere i dybden, tager de relevante personer et særskilt møde, hvor rammerne er fri til at bruge tid på et bestemt emne.

Ugentlig 1:1

Udover vores ugentlige teammøde, har hver medarbejder kun ét ekstra fastsat møde om ugen. Det er et 1on1 møde mellem medarbejderen og hendes teamleder. Da vi ikke er så stor en organisation endnu, virker det lidt underligt at kalde det en teamleder, men det er alligevel den deifinition vi er gået med. 

På disse møder går vi mere i dybden med den enkelte persons opgaver, og taler lidt mere frit om hvordan det er at arbejde hos Pento. Her er der også plads til kritik og feedback - begge veje - så vi er sikre på, at alle er tilfredse med den måde der bliver arbejdet på.

Strukturen for vores 1on1 er lidt anderledes end vores teammøde, men varer også kun 30 minutter:

  • 5 min talk about achievements, projects/tasks done (last week): Vi starter altid mødet ud med at tale om ting der er gået godt i den sidste uge. Hvad har du nået, hvilket sejre har du haft og hvad har du lært, som vi kan bruge fremover.

  • 10 min talk about current challenges, things that are in the way of success: De næste 10 minutter er her hvor vi finder ud af hvad der skal forbedres. Har du forsøgt at arbejde på noget, men har manglet hjælp? Disse 10 minutter er vigtige, da det tit er der hvor vi finder fejl og mangler i kommunikationen mellem hinanden.

  • 5 min feedback from team lead: Til sidst giver vi feedback til hinanden. Team lead starter med at give feedback - hvad er gået godt, hvad bør vi lave om til næste uge, og hvordan kan vi optimere for at undgå de samme fejl igen.

  • 5 min feedback for team lead: Efter 5 minutter går det den anden vej. Har lederen været dårlig til at kommunikere retningen? Er der noget, vi er i tvivl om? Det er vigtigt, at vi følger en af vores 10 værdier: "Be direct but kind". Alle på teamet skal kunne sige, hvis der er noget der ikke fungerer, eller hvis der er noget man synes vi bør ændre på.

  • 5 min buffer: Til sidst er der en Buffer, hvis der er andet der er behov for at tale om.

Ligesom med teammødet, er det vigtigt ikke at gå for meget i detaljer. Begynder en udvikler at beskrive et kompliceret problem midt i 1on1, kan det hele tage 30 minutter ekstra. Det er bedre, at vi sætter et konkret møde op til det emne - så finder man nogengange også ud af, at det slet ikke var så vigtigt.

Kaffemøder

Ligesom når man arbejder på et kontor, har man nogen gange behov for at komme lidt væk og tale om andet end arbejde. Det kalder vi for kaffemøder. Ikke nødvendigvis fordi der skal være kaffe indblandet, men det er der tit. Møderne kan være 5 minutter lange, men de kan også være 45 minutter lange. Lige nu tager vi dem lidt som de kommer, og har ikke nogen fast plan for hvornår der er kaffemøder. Måske får vi det, når vi bliver flere.

Ad hoc / "Har du lige 10 minutter?"

Den her mødetype er den farligste, men også nogen gange den mest produktive. Når de foregående, faste møder er meget overordnede, er der tit behov for at gå i dybden på en bestemt feature eller lignende.

Det er disse møder, som på et kontor tit ville være et prik på skulderen. I og med, at det ikke er muligt at prikke sidemanden på skulderen, overvejer man også lige en ekstra gang, om mødet er nødvendigt. Det giver samtidig også de andre mødedeltagere mulighed for at planlægge lidt bedre, så man ikke bliver forstyrret i det man arbejder på.

Er der et formål?

Der er mange, der mener, at møder generelt er uproduktive. Det behøver de ikke være. Møder for mødets skyld er uproduktive, og især hvis der ikke er nogen klar agenda eller et formål med mødet. Møder kan også skabe overblik, og sørge for at alle løber den samme vej.

Det gode ved at holde antallet af fastlagte møder nede er, at man bliver tvunget til at tage stilling til, om det virkelig er nødvendigt med et møde, inden man tager en eller flere kollegaers tid. Det betyder ikke, at møder er en dårlig eller uproduktiv ting - det betyder bare, at man skal være sikker på at timingen er rigtig, og at det giver mening.

Ad Ebook (2)