Arbejdskultur, HR Tech

Derfor skal du lade dine medarbejdere arbejde hvor og hvornår de vil

Leger du med tanken om at skabe en virksomhed, der ikke er bundet til et fysisk kontor? Så får du her inspiration fra to succesfulde virksomheder, som er 100 % remote.

Hverken Buffer eller Zapier har udgifter til kontorfaciliteter, og de har medarbejdere siddende rundt omkring i verden. Frihed under ansvar er nøgleordet - og det går bragende godt for begge virksomheder.

Et stigende antal virksomheder vælger i dag at slippe deres medarbejdere fri fra 8-16 tyranniet. De skal ikke møde ind på kontoret hver morgen - men de kan arbejde der, hvor det passer dem bedst. Om det så er fra deres lejlighed i Madrid eller et åbent kontormiljø i København.

Den digitale verden anno 2018 er mere end moden nok til, at du nemt kan komme i kontakt med dine kolleger dagligt - om så de sidder i København, USA eller Sydafrika. Og det har medført et boom i virksomheder, som helt eller delvist skipper kontorfaciliteterne.

Faktisk går flere virksomheder i dag hundrede procent remote - og dropper helt at bruge penge på kontorfaciliteter til deres medarbejdere. Det er både Buffer og Zapier gode eksempler på.

Hvorfor overveje et remote setup?

Hos Pento er vi glade for vores egen beslutning om at gå remote fra første dag - og vi kan mærke på vores medarbejdere og de resultater, som de leverer, at det har været den helt rigtige beslutning for os.

Der er mange andre virksomheder end os derude, der har kastet sig ud i et remote arbejdseventyr. Og vi har faktisk ikke hørt om nogen endnu, der har fortrudt, og som er vendt tilbage til den traditionelle kontortilværelse efter at have været 100 % procent remote.

Vi har hentet meget inspiration hos Buffer og Zapier, som er eksempler på virksomheder, der har haft stor succes med deres remote arbejdskultur. Buffer anses som en af de mest fremsynede virksomheder i verden. Virksomheden blev grundlagt i 2010, og i 2012 blev beslutningen om at køre med et remote setup truffet.

I dag nærmer Buffer sig en omsætning på 100 millioner kroner på årsbasis, og alle deres mange ansatte arbejder fra hver deres lokation i verden. Zapier har været remote lige fra dag et i sin historie. Virksomheden blev stiftet som en remote arbejdsplads tilbage i 2011, og medarbejderne har aldrig mødtes på et kontor dagligt. I dag er de mere end hundrede medarbejdere fordelt over hele verden.

Zapier har udgivet en bog om remote arbejdskultur, hvor der er masser af inspiration at hente, når det kommer til at bygge et remote arbejdsteam op. Og Zapier taler fra hjertet, når de siger, at de taler af erfaring!

Arbejd, hvor du vil, når du vil

Kernen i en remote arbejdskultur er, at hver enkelt medarbejder kan arbejde der, hvor det fungerer bedst, og på den tid af døgnet, hvor energiniveauet er i top. Fungerer din hjerne bedst om aftenen, gør det dig ikke mest effektiv at møde ind dagligt fra klokken 8 til klokken 16. Tværtimod.

I en remote arbejdskultur kan du tænde computeren på den tid af døgnet, hvor du er allermest skarp, og hvor du kan få allermest fra hånden. Og du kan gøre det hjemme ved dig selv eller på en café - afhængigt af hvor du bedst kan holde fokus og udføre dit arbejde.

Ofte vil det være sådan i en remote kultur, at din performance ikke bliver målt på hvor mange timer, som du lægger i arbejdet, men derimod hvilke resultater du opnår. Det ser vi både her hos Pento og hos vores remote-kompagnoner Zapier og Buffer. Du ved bedst selv, hvornår du arbejder bedst - og hvad de optimale forhold er for dig.

Og en remote arbejdskultur giver dig mulighed for at folde dit fulde potentiale ud.

3 hovedingredienser i en remote arbejdskultur

Spørger du stifterne hos Zapier, er der tre vigtige ingredienser, som skal til for at få succes med en remote arbejdskultur:

  • Team
  • Tools
  • Process

Team-medlemmer af en særlig kaliber

Det er ikke alle, der kan fungere i en remote arbejdskultur. Det gælder både ledere og øvrige medarbejdere. For det første skal du vælge medarbejdere, som kan arbejde selvstændigt, og som har en vis selvdisciplin.

Du skal som leder have en stab, som du kan stole på får deres ting gjort. Og du skal som leder kunne give slip og udvise en høj grad af tillid til dine medarbejdere. Begrebet frihed under ansvar lever i bedste velgående på de remote arbejdspladser - og det kræver sin mand eller kvinde både på lederposten og på medarbejdersiden.

Til gengæld er der masser at hente, hvis du får sat det rigtige hold. Og hvis du som leder formår at navigere i det særlige remote setup. Det sociale vil naturligt fylde mindre på en remote arbejdsplads, hvor der ikke foregår samme grad af uformelle snakke ved kaffeautomaten og i frokoststuen. (Hvilket i øvrigt også kan være en slem tidsrøver, som samlet set sluger en hel del arbejdstimer!).

Men trives dine medarbejdere med det, er det ikke et problem. Desuden er der bunkevis af online kanaler, hvor de kan kommunikere indbyrdes.

Tools til intern kommunikation på afstand

Uden en lang række af digitale værktøjer kan en remote arbejdsplads ikke fungere. Det kan vi hurtigt blive enige med både Zapier og Buffer om her hos Pento. De online værktøjer er hele fundamentet for den interne kommunikation i en remote virksomhed - både når det kommer til det sociale aspekt og den faglige sparring og koordinering.

Verden er blevet så meget mindre takket være alle de online programmer, der findes i dag. Både Zapier og Buffer (og os selv inklusive) bruger dem flittigt.

Zapier og Buffer fremhæver nogle stykker, som er uundværlige i det daglige hos begge virksomheder:

  • Slack (et virtuelt officespace med chat-funktion. Når du tjekker ind her, er du på arbejde)
  • Zoom video chat (ideelt til virtuelle møder - også med mange deltagere)
  • Trello (værktøj til projektstyring og opgavefordeling)
  • Calendly og timetastic (kalender og tidsstyring)
  • Dropbox og Google docs (værktøjer til deling af materiale og samarbejde om opgaver)

Og der er mange flere online værktøjer, hvor de kommer fra.

Få styr på processerne

Proces er i sig selv et tungt ord, men tænker du det nærmere som et ‘hvordan vi arbejder’, er det lettere fordøjeligt. Her får du en række tips til processer eller strukturer, som I kan sætte i værk for at holde trit med hinanden og hinandens opgaver og ansvarsområder - så betyder det mindre, hvor I befinder jer rent fysisk.

Både i forhold til, hvordan I organiserer jer i teams, hvordan I mødes online - og hvor ofte - hvordan I giver feedback til hinanden, og hvad der forventes af jer i forhold til opgaver og tidsforbrug.

Faste virtuelle fællesmøder

Hos Pento fungerer det rigtig fint med vores få, men faste ugentlige møder. De er ekstremt vigtige for os. Vi holder team-møde hver mandag, hvor vi alle er samlet og får en status på salg, produkter og aktiviteter i virksomheden generelt. Derudover finder der faste ugentlige møder sted i de enkelte teams, som vores virksomhed er inddelt i.

Væk med MUS - ind med ugentligt møde

Hos Zapier gør de brug af et ugentligt one-to-one møde mellem hver enkelt medarbejder og den nærmeste leder. Det foregår via videochat-kanalen Zoom, hvor der bliver chattet løs om, hvad der rører sig hos den enkelte medarbejder og hvilke opgaver, der arbejdes på.

Vi gør det samme hos Pento. Her har vi fokus på sidste uges mål og den igangværende uges mål. Når vi arbejder med så meget frihed, som vi gør, er det nødvendigt at være meget konkrete omkring vores mål, så vi kan måle den enkelte medarbejder på output frem for på tid.

Ugentligt frikvarter

De, der har mulighed for det hos Zapier, mødes hver tirsdag morgen (det tidspunkt, der giver bedst mening for alle parter). Her er der mulighed for at sige hej til hinanden og se, hvad der rører sig hos hinanden.

Er der en, der gerne vil dele best-practice med sine kolleger, er der mulighed for det, og er der en anden, der gerne vil fortælle eller vise andet fra sin hverdag med de andre, kan det også komme på agendaen.

Der er her tale om et kort møde, hvor der er plads til at se hinanden og høre fra nogle, som de enkelte medarbejdere ikke normalvis samarbejder med.

Team retreats

Hos Pento er vi stor fan af team retreats. Her mødes vi alle mand et vilkårligt sted i verden og snakker om alt det, som vi ikke får vendt til daglig. Vi er gerne afsted en uge ad gangen, så vi får rig mulighed for at connecte på kryds og tværs.

Zapier gør det samme. De holder både team retreats for alle mand på holdet og for de enkelte teams. Det lyder dyrt. Og det er det også. Men til gengæld sparer vi årligt en masse penge på kontor og andre omkostninger, som vi ikke har nær så mange af, sammenlignet med en almindelig virksomhed.

Makkerpar på kryds og tværs

Hos Zapier har de succes med at parre medarbejderne sammen i makkerpar. I bund og grund for at de skal lære hinanden lidt bedre at kende.

Hver uge bliver der dannet nye makkerpar, som taler sammen i et kvarters tid om, hvad de nu føler for. Det resulterer nogle gange i nye ideer - andre gange er det bare en hyggelig snak om vind og vejr!

Ugentlige opdateringer på opgaver

I hvert Zapier-team er det kutyme, at de enkelte medlemmer holder hinanden opdateret på, hvad de har fået fra hånden i den forgangne uge. Hver fredag poster de ud til deres team, hvad de har lavet af opgaver i ugens løb, og hvad de vil gå videre med ugen efter.

Hos Pento er en transparent kultur også meget vigtig. Vi kommunikerer derfor primært ved hjælp af åbne kanaler som eksempelvis Slack. Så kan alle følge med i, hvad der rører sig. Har vi fået feedback fra en kunde, gør vi det tilgængeligt for alle.

Nemmere at rekruttere talenter

Vi behøver ikke lade os begrænse, når vi rekrutterer. Om en ny medarbejder er bosat inden for landets grænser eller i en helt anden verdensdel er uden betydning for os, så længe vedkommende kan gøre sit job. Det gør det nemmere at rekruttere dygtige medarbejdere, og herunder især udviklere, som ellers er utroligt svære at få fat på i de større byer.

For ikke også at tale om fastholdelse. Hvis en af vores medarbejdere gerne vil flytte hen til sin kæreste i en anden by eller et andet land, er jobbet ingen hindring. Det bliver bare flyttet med.

Vil du også gerne høste de mange goder ved at arbejde remote?

Så er der ikke andet at gøre end at teste det af. Go for it, hvis du føler, at din virksomhed og du selv er klar til at rykke på det.

Ad Ebook (2)