Arbejdskultur, HR Tech

Automatisering skaber produktive og gladere medarbejdere

Der er et hav af brikker, der skal gå op i en administrativ arbejdsproces, hvor manuelle indtastninger fylder lige så meget som medarbejdernes frustration over samme. Manuel dataindsamling og administrative opgaver er en triviel tidsrøver, der suger energien og arbejdsglæden ud af medarbejderne. Så, hvordan kommer vi videre og knækker koden til øget produktivitet og arbejdsglæde? Hvordan mindsker vi de administrative opgaver, så vi kan rette fokus på visioner, vækst og værdiskabelse?

Lyt til dine medarbejdere

Vores erfaring siger, at nøglen til glade, effektive og tilfredse medarbejdere, der skaber værdi for virksomheden, ligger gemt i automatisering og intelligente workflows. For at identificere din virksomheds automatiseringspotentiale er det essentielt at lytte til medarbejderne. Hvilke opgaver scorer højt på deres frustrationsbarometer, og hvilke arbejdsprocesser stjæler kostbar tid fra deres hverdag i virksomheden? Deres fortællinger tegner et klart billede af, hvor virksomheden skal sætte ind, når det kommer til at automatisere manuelle arbejdsprocesser. Har du nogensinde spurgt din bogholder, om der er nogle opgaver, der skaber frustration? Har du overvejet, om din salgschefs arbjedsprocesser kræver en masse manuelle indtastninger. De fleste jobfunktioner har opgaver, der kan optimeres til glæde for både ledelse og medarbejdere. Automatisering af administrative arbejdsprocesser skaber ikke bare mere produktive - men også mere positive medarbejdere.

Tid til opgaver der skaber vækst og værdi

Når vi optimerer på opgaver, der frustrerer, frigiver vi tid. Tid, som medarbejderen kan bruge på mere meningsfyldte opgaver, der skaber værdi for medarbejderen såvel som for virksomheden. Når vi anvender automatisering som tilgang, øger vi altså produktiviteten, motivationen og arbejdsglæden.

Skæver man til arbejdsopgaver inden for HR, er der mange forhøjninger i vejen, der nemt kan udglattes. Administrative opgaver inden for løn, ferieregistrering og hele processen fra ansættelse til fratrædelse fylder helt enormt, fordi dataindsamlingen foregår manuelt. Registrering af kilometerpenge og bilag til bogholderiet kan tage pusten fra selv den mest tålmodige medarbejder. Når disse administrative opgaver løses via automatisering, er der plads til, at medarbejderne kan fokusere på langt vigtigere opgaver. HR-afdelingen kan nu koncentrere sig om udvikling, performance reviews og arbejdskultur i stedet for kontrakt, løn og andre praktiske opgaver, der røver tid og ressourcer fra kerneopgaverne.

Når processen sættes intelligent op, kan medarbejderen altså komme tilbage til faglighed, kvalitet og værdiskabelse. Jo færre hænder en virksomhed bruger på administrative arbejdsgange, jo mere tid frigives der til at løse opgaver, der skaber værdi, vækst og arbejdsglæde.

Automatisering skaber muligheder ikke begrænsninger

Der florerer en sejlivet myte om, at maskiner er en trussel for os mennesker. Det er ikke svært at forstå, at mennesket lader sig intimidere af automatisering og effektiv styring - for betyder det reelt, at vores arbejdskraft bliver overflødig? Lad os prøve at anskue det fra en lidt anden vinkel. Når en virksomheds produktivitet øges, så forbedres konkurrenceevnen, hvilket i sidste ende skaber et behov for flere medarbejdere. Set med disse briller stjæler avanceret teknologi ikke vores arbejde – den genererer bare nye og mere interessante opgaver til medarbejderne.

Manuelle administrationsopgaver fylder generelt for meget og tager motivationen fra medarbejderne, som muligvis oplever, at deres kunnen ligeså godt kunne foregå på et samlebånd. For at øge motivationen er det vigtigt, at medarbejderne føler sig uundværlige og værdifulde - og det gør de, når de atter får tid til at beskæftige sig med deres speciale, og det de brænder for. Automatisering skaber nye muligheder og betingelser, der tilgodeser og imødekommer medarbejdernes interesser og faglighed. Lad os kaste et blik på fem områder, hvor automatisering kan løfte en virksomhed til helt nye højder.

Ad Ebook (2)

Her er det oplagt at automatisere

Bilagshåndtering

De fleste medarbejdere kender følelsen af samvittighedsnag, når bunken af bilag vokser sig stor og mægtig - en meget konkret indikation af, at det er tid til at registrere og ekspedere bilagene videre til bogholderen. Desværre er det en tidskrævende manuel opgave, der ofte udsættes, fordi der er vigtigere ting at tage sig til for medarbejderen. Den langsommelige manuelle proces tager flere timer af medarbejderens kostbare tid hver evig eneste måned. Oven i hatten skal medregnes frustrationen - dels over at løse disse trivielle opgaver og dels over at være fyldt op med dårlig samvittighed, fordi man gang på gang udsætter denne type opgave.

Ikke sjældent kaster man sig over opgaven i sidste øjeblik - med en vis følelse af stress og jag, som spærrer for medarbejderens motivation og arbejdsglæde. Man skal nok ikke underkende, hvor meget disse negative følelser påvirker medarbejderen - både hvad angår humør og effektivitet. En løsning på dette problem kunne være at automatisere de mest omstændelige og tidskrævende arbejdsprocesser. Et konkret bud er Pleo, som står for dine udgiftsrapporter, og dermed gøre det nemmere at håndtere din virksomheds udgifter. Ved at automatisere på dette område, frigives ikke kun tid, men medarbejderen bliver også sparet for dårlig samvittighed og stress i forhold til at løse administrative opgaver.

Betaling og godkendelse af regninger

I større virksomheder skal der jævnligt betales regninger, og sammen med bilagshåndtering er det en af de mest tidskrævende discipliner for dem, der sidder med dette ansvarsområde. Betaling af regninger er en langsommelig manuel proces, der involverer login hos Netbank, indtastning af rette registrerings- og kontonummer, anvendelse af NemID, download og videresendelse af bilag til bogholder. Hele denne omstændelige manuelle proces kan helt elimineres - igen ved at skele til teknologien.

En virksomhed, der har specialiseret sig i dette område er Roger. De sørger for at tage sig kærligt at dine regninger og alt det manuelle tastearbejde, der knytter sig til betaling og godkendelse af regninger. Igen, sparer din virksomhed tid og ressourcer, som nu kan udnyttes på udviklingsopgaver.

Registrering af ferie

Langt de fleste medarbejdere er ansat på en overenskomst med betalt ferie. Det betyder, at de selv skal registrere, hvornår de går på ferie og sørge for, at ferieregnskabet går op i sidste ende. Det er HR eller bogholderen, der har ansvaret for at bevare det kølige overblik og holde styr på informationerne omkring alle medarbejderne. Den tjans, som ofte løses i Excel eller på papir/ whiteboards, kan desværre være ret uoverskuelig - både for medarbejderen, og dem der sidder med ansvaret for at registrere alle informationerne. Konsekvensen er ofte, at medarbejderne er i tvivl om, hvor meget ferie, de reelt har til rådighed, og derfor brænder inde med en masse spørgsmål.

Der findes en simpel løsning på dette problem - nemlig at bruge et ferieregistrerings-værktøj, hvor medarbejderne kan anmode om ferie, lade ledelsen godkende og helt automatisk - uden panderynker - lade alle informationerne registrere i lønsystemet, hvor ferieregnskabet er yderst vigtigt at have styr på. Hos Pento opererer vi med et meget simpelt og intuitivt ferieregistrerings-værktøj, som går hånd i hånd med lønsystemet. Ved brugen af dette opnår medarbejderen en automatisering at denne tidskrævende manuelle proces, samtidig med at temperaturen på frustrationsbarometeret falder betydeligt.

Medarbejdernes data og løn

Når snakken falder på løn, får mange medarbejdere svedige håndflader. Grunden til at emnet forekommer medarbejderne komplekst er fordi, det er et meget uigennemsigtigt område. Som det ser ud nu, har mange medarbejdere ikke adgang til deres egne data og løninformationer - og så kan selv den mest strukturerede medarbejder miste overblikket.

En måde at knuse dette problem på er ved at anvende et moderne lønsystem. Hos Pento tilbyder vi et lønsystem, hvor alle medarbejdere får deres egne profiler med adgang til personlige data, informationer om løn, ferie og meget mere. Ud over at vi sparer en masse tid, er det også vores ambition at skabe mere gennemsigtighed. Vi har erfaret at transparens skaber tillid, tryghed og tilfredshed hos medarbejderen. Ved at sige farvel til det traditionelle lønsystem, tager vi samtidig afsked med unødvendigt manuelt arbejde og frustrerede medarbejdere. I stedet siger vi goddag til automatisering, hvor hver enkelt medarbejder bliver set, hørt og kommer til sin fulde ret.

Automatisk onboarding af nye medarbejdere

Større virksomheder og virksomheder i vækst bruger meget tid på at ansætte nye medarbejdere. Særligt processen omkring onboarding kan være meget manuel, da virksomheden skal registrere en bunke stamdata og informationer om løn på den nye medarbejder. Disse data noteres i Excel eller sendes via mail, hvilket både er omstændeligt og tidskrævende. Desuden er denne metode som udgangspunkt ikke GDPR-compliant, fordi personfølsomme oplysninger sendes via mail. Alt i alt er det nok ikke den bedste måde at byde en ny medarbejder velkommen på.

Men, hvordan kommer vi væk fra alle disse manuelle indtastninger og uendelige mail-korrespondancer, når det handler om onboarding af nye medarbejdere? Hos Pento er hele processen automatiseret, hvilket betyder, at den nye medarbejder onboarder sig selv og bliver guidet igennem et brugervenligt flow, hvor alle informationer indsamles og lagres. På den måde oplever den nye medarbejder at have indflydelse allerede fra første arbejdsdag. Timerne der spares på denne automatisering er adskillelige, og kun fantasien sætter grænser for, hvor de timer kan bruges. Det er oplagt at bruge de nyerhvervede timer på opgaver, der styrker medarbejderens faglighed og rammer ned i det område, som vækker gejst hos den enkelte medarbejder. Denne omfordeling af opgaver vil skabe mere positive, produktive og tilfredse medarbejdere, der møder glade op på kontoret hver dag.

Rust din virksomhed til fremtiden

Opsamlende kan man sige; lyt til dine medarbejdere og identificer deres mest frustrerende og tidskrævende manuelle arbejdsprocesser. Herefter er det bare om at optimere det manuelle samlebåndsarbejde ved at automatisere. Fordelene er til at at få øje på: Mere tid til vigtige opgaver, gladere og mere produktive medarbejdere, der får mulighed med at beskæftige sig, med det, der er deres passion. Denne positive forandring vil forgrene sig helt ud i hjørnerne af virksomheden, som står stærkt, når det kommer til konkurrenceevne og vækst - lige nu og i fremtiden.